Tapanuli Selatan –Kantor Pertanahan (Kantah) Kabupaten Tapanuli Selatan secara resmi menggelar kegiatan pemusnahan arsip fisik di lingkungan kerja mereka pada Selasa (14/7/2026). Langkah strategis ini diambil sebagai bagian dari komitmen nyata instansi dalam mewujudkan tertib administrasi serta sistem pengelolaan dokumen yang jauh lebih efektif, efisien, dan akuntabel. Pemusnahan dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna ini menjadi tonggak penting dalam mendukung transformasi digital dan penguatan tata kelola birokrasi di sektor agraria dan tata ruang daerah.
Kegiatan krusial ini dipimpin langsung oleh Kepala Subbagian Tata Usaha Kantah Tapanuli Selatan, Nora Sartika Gultom, S.E. Dalam pelaksanaannya, prosesi pemusnahan juga dikawal ketat oleh Kepala Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa, Reza Muhammad Fahri, S.H., M.H., guna memastikan seluruh tahapan berjalan sesuai dengan koridor hukum yang berlaku. Guna menjaga transparansi dan validitas legalitas formal, perwakilan dari Inspektorat Jenderal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) turut hadir dan menyaksikan seluruh rangkaian acara secara daring.
Secara teknis dan substantif, reduksi arsip ini mendesak dilakukan untuk mengurangi volume dokumen fisik yang telah menumpuk dan melewati masa retensi berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) yang berlaku di lingkungan kementerian. Pembersihan ruang simpan dari dokumen usang ini dinilai sebagai langkah rasional untuk mengoptimalkan kapasitas ruang kerja dan memangkas beban biaya pemeliharaan logistik yang tidak lagi produktif. Dengan demikian, alokasi sumber daya kantor kini dapat dialihkan secara optimal untuk mendukung pelayanan publik yang lebih esensial.
Selain urusan efisiensi ruang, urgensi utama dari pemusnahan massal ini adalah sebagai instrumen preventif dalam menjaga keamanan informasi negara dari potensi kebocoran dan penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Dokumen pertanahan sering kali memuat data spasial dan yuridis yang bersifat konfidensial, sehingga pemusnahan fisik secara total dengan metode yang aman menjadi harga mati. Langkah ini sekaligus menutup celah manipulasi data atau tumpang tindih informasi lama yang dapat memicu sengketa tanah di masa depan.
Modernisasi tata kelola ini berjalan selaras dengan masifnya program digitalisasi data pertanahan yang kini diadopsi oleh kementerian, di mana seluruh informasi penting dari arsip yang dimusnahkan tersebut dipastikan telah bermigrasi secara utuh ke dalam sistem penyimpanan digital yang aman. Proses alih media ke bentuk digital (scanned documents) ini menjamin bahwa rekam jejak historis tanah warga Tapanuli Selatan tetap terjaga akurasinya, mudah diakses sewaktu-waktu oleh sistem internal, namun tetap hemat ruang secara fisik.
Kehadiran unsur pengawasan internal dari Inspektorat Jenderal Kementerian ATR/BPN via daring menegaskan bahwa pemusnahan ini bukan sekadar aktivitas pembersihan rutin, melainkan sebuah prosedur hukum ketat yang wajib memenuhi asas keterbukaan dan kepatuhan regulasi. Pengawasan berlapis ini memastikan bahwa setiap lembar kertas yang dihancurkan telah melalui proses verifikasi dan penilaian mendalam oleh tim pemusnah arsip, sehingga tidak ada dokumen vital atau yang masih dalam proses sengketa yang ikut tereliminasi.
Melalui keberhasilan pelaksanaan kegiatan ini, Kantor Pertanahan Kabupaten Tapanuli Selatan berhasil menunjukkan performa birokrasi modern yang adaptif terhadap tuntutan zaman dan prinsip-prinsip good governance. Pemusnahan arsip berbasis mitigasi risiko dan digitalisasi ini diharapkan dapat menjadi percontohan bagi satuan kerja lainnya di wilayah Sumatera Utara dalam hal kedisiplinan administratif dan kesiapan menuju era administrasi pertanahan yang sepenuhnya digital, bersih, dan tepercaya.
(A.HRP)